Vietnamesische Urkunden sind in der Regel für die Verwendung bei deutschen Behörden zu legalisieren. Es empfiehlt sich aber zwecks Vermeidung eines u. U. unnötigen Aufwandes, sich zunächst bei der jeweiligen innerdeutschen Behörde zu versichern, ob dort auf Legalisation der Urkunde bestanden wird.

Für folgende Dokumente wird an der Botschaft in Hanoi bzw. dem Generalkonsulat in Ho-Chi-Minh-Stadt die Legalisation angeboten:

• Geburtsurkunde / Auszug aus Geburtenregister - Giấy Khai sinh / Trích lục khai sinh
• Heiratsurkunde / Auszug aus Eheregister - Giấy đăng ký Kết hôn / Trích lục Kết hôn
• Sterbeurkunde / Auszug aus Sterberegister - Giấy chứng tử / Trích lục Khai Tử
• Ledigkeitsbescheinigung - Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
• Vaterschaftsanerkennung - Trích lục đăng ký nhận cha, con
• Meldebescheinigung durch Polizeibehörde – Xác nhận thông tin về cư trú
• Scheidungsurteil durch Amtsgericht – Quyết định ly hôn của Toà Án / Bản sao Ly Hôn entspricht Trích lục Ly hôn của Toà Án
• Führungszeugnis – Phiếu lý lịch tư pháp

Weitere, hier nicht aufgeführte Dokumente, können nicht legalisiert werden.

Die Bearbeitungszeit beträgt circa eine Woche. Die Urkunden werden anschließend per Post übersandt. Die Portokosten zahlt der Empfänger.

Um die Legalisation durchführen zu können, müssen die originalen Urkunden oder originalen Abschriften aus den Registern (sogen. Bản Sao từ sổ đăng ký hộ tịch oder Trích Lục) von der Konsularabteilung des vietnamesischen Außenministeriums in Hanoi bzw. dem Amt für Auswärtige Angelegenheiten in Ho-Chi-Minh-Stadt vorbeglaubigt sein.

Nachfolgend die Anschriften:

Vietnam Ministry of Foreign Affairs

Consular Department

40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội, Vietnam

Tel.: (+84 24) 3.7993125

Fax: (+84 24) 3.8236928

Email: cls.mfa@mofa.gov.vn.

Website: https://lanhsuvietnam.gov.vn

Ministry of Foreign Affairs

Office in HCMC

6 Alexandre De Rhodes

District 1

HCMC

Phone: (84-28) 38224224

Fax: (84-28) 38251436

Mail: banbientap@mofahcm.gov.vn

Diese Kontaktangaben und Informationen zum Verfahren der Vorbeglaubigung finden Sie auf der Webseite der Konsularabteilung des vietnamesischen Außenministeriums. Link

Weitere Kontaktmöglichkeiten sind nicht bekannt. Die Einholung des Vorbeglaubigungsvermerks durch die deutsche Auslandsvertretung ist aus Kapazitätsgründen grundsätzlich nicht möglich.

Nach erfolgter Vorbeglaubigung reichen Sie oder eine von Ihnen bevollmächtigte Person die Urkunden zur Legalisation bei der Botschaft Hanoi oder dem Generalkonsulat ein. Bitte legen Sie eine Übersetzung der Urkunde ins Deutsche mit vor.

Die Botschaft Hanoi legalisiert Urkunden, die in den nachfolgenden Provinzen ausgestellt wurden:

Bac Giang (früher Ha Bac), Bac Kan (früher Bac Thai), Bac Ninh (früher Ha Bac), Cao Bang, Ha Giang, Ha Nam (früher Ha Nam Ninh), Hanoi, Ha Tay (früher Ha Son Binh), Ha Tinh (früher Nghe Tinh), Hai Duong (früher Hai Hung), Hai Phong, Hoa Binh (früher Ha Son Binh), Hung Yen (früher Hai Hung), Lai Chau, Lang Son, Lao Cai, Nam Dinh(früher Ha Nam Ninh), Nghe An (früher Nghe Tinh), Ninh Binh (früher Ha Nam Ninh), Phu Tho (früher Vinh Phu), Quang Binh, Quang Ninh, Quang Tri, Son La, Thai Binh, Thai Nguyen (früher Bac Thai), Thanh Hoa, Thua Thien-Hue, Tuyen Quang, Vinh Phuc, Yen Bai

Das Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt legalisiert Urkunden, die in den nachfolgenden Provinzen ausgestellt wurden:

An Giang, Dak Lak, Ninh Thuan, Ba Ria – Vung Tau, Dak Nong, Phu Yen, Bac Lieu, Dong Nai (alt: Ho Nai), Quang Nam, Ben Tre, Dong Thap, Quang Ngai, Binh Dinh, Gia Lai, Soc Trang, Binh Duong, Hau Giang (Phong Dinh), Tay Ninh, Binh Phuoc, Khanh Hoa, Tp. Ho Chi Minh, Binh Thuan, Kien Giang, Tien Giang, Ca Mau, Kon Tum, Tra Vinh, Can Tho, Lam Dong, Vinh Long, Da Nang, Long An

Sonderfall Wiederregistrierung:

Bei nachweislichem Verlust der Originalurkunde und Abhandenkommen des Originalregisters (etwa kriegsbedingt oder aufgrund Naturkatastrophen) kann der/die Urkundeninhaber/in eine Wiederregistrierung beantragen. Die Wiederregistrierung erfolgt i.d.R. aufgrund vorgelegter Kopien der abhandengekommenen Urkunde, Familienbüchern, Personalausweisen, Pässen, Parteizugehörigkeitsausweisen, Zeugenaussagen etc.;

Urkunden, die aufgrund einer Wiederregistrierung ausgestellt wurden, sind in älteren Fällen mit dem Wort „Wiederregistrierung – Đăng Ký Lại“ versehen. Neuere Urkunden erhalten diese Bezeichnung nicht mehr. Jedoch ist durch Vergleich des Datums des Personenstandsfalls mit dem Ausstellungsdatum zu erkennen, dass es sich um eine Wiederregistrierung handelt.

Urkundenüberprüfung:

Sollten Zweifel an einer Urkunde bestehen, kann die Überprüfung durch ein Amtshilfeersuchen eingeleitet werden. Privatpersonen können keine Urkundenüberprüfung beantragen. Nähere Einzelheiten zum Urkundenüberprüfungsverfahren finden Sie Hier: Link

Ergänzende Hinweise zu vietnamesischen Urkunden

Geburtsurkunde („Giấy Khai Sinh“):

Spätregistrierung der Geburt („Đăng Ký Trễ“ oder „Đăng Ký Quá Hạn“):

Um eine Spätregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet ist und/oder die Geburt des Urkundeninhabers nicht im Geburtenregister seines Geburtsjahres, sondern in einem Registerbuch eines anderen Jahres registriert wurde (Bsp. Geburtsjahr = 1984 / Registrierung = 1988).

Wiederregistrierung der Geburt („Đăng Ký Lại“):

Um eine Wiederregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet ist und/oder die Registrierung wesentlich später als das Geburtsjahr des Urkundeninhabers vorgenommen wurde (Bsp.: Geburtsjahr = 1984 / Registrierung = 2009).

Ledigkeitsbescheinigung („GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN“)

Seit 01.01.2016 existiert nur noch ein einheitlicher Vordruck für in Vietnam und für im Ausland lebende Vietnamesen. Seit dem 16.07.2020 sind neue Formulare im Umlauf. Es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass einzelne Standesbeamte weiterhin noch die bis zum 15.07.2020 geltenden Vordrucke verwenden.

Aussagezeitraum der Ledigkeitsbescheinigung:

• Die Bescheinigung muss die Ledigkeit des Urkundeninhabers bis zum Ausstellungstag bzw. bis zum Tag der Ausreise aus Vietnam bestätigen.
• Wenn der Urkundeninhaber geschieden oder verwitwet ist, muss die Ledigkeit vom Tag der Scheidung bzw. des Todes des Ehepartners bis zum Ausstellungstag bzw. Tag der Ausreise aus Vietnam bestätigt werden.
• Die Ledigkeitsbescheinigung ist bei der Behörde des aktuellen Wohnorts zu beantragen. Hat der Antragsteller vorher in verschiedenen Orten gelebt, muss er seinen Familienstand während des Aufenthalts in früheren Wohnorten nachweisen (Vorlage von Ledigkeitsbescheinigung aus früheren Wohnorten). Wenn er es nicht macht oder nicht machen kann, muss die Behörde des aktuellen Wohnorts die Behörden der früheren Wohnorte des Antragstellers kontaktieren, um den Familienstands des Antragstellers zu prüfen. Nach erfolgter Prüfung stellt die Behörde des aktuellen Wohnorts die Bescheinigung über den aktuellen Familienstand des Antragstellers aus. Frühere Aufenthalte des Antragstellers in anderen Orten müssen in der Bescheinigung nicht angegeben werden.
• Die Behörde des aktuellen/letzten Wohnorts kann also nach dem o.g. Verfahren auch eine Ledigkeitsbescheinigung für den gesamten Aussagezeitraum ausstellen, selbst wenn der Antragsteller in verschieden Orten gemeldet war.

Gültigkeit der Ledigkeitsbescheinigung:

• Eine Ledigkeitsbescheinigung ist ab dem Ausstellungsdatum für 6 Monate gültig. Abgelaufene Ledigkeitsbescheinigungen müssen gegen eine gültige Ledigkeitsbescheinigung ausgetauscht werden. In der Regel stellen die vietnamesischen Behörden eine neue Ledigkeitsbescheinigung erst nach Vorlage der alten Ledigkeitsbescheinigung im Original aus. Sofern eine Ledigkeitsbescheinigung ausgetauscht werden muss, kann die alte Ledigkeitsbescheinigung entweder bei der ersuchenden deutschen Stelle oder der Botschaft abgeholt werden.

Weitere Personenstandsurkunden:

Heiratsurkunde („Giấy Chứng Nhận Kết Hôn“)
Heiratsurkunden sind bei Scheidung der Ehe von Gesetzes wegen einzuziehen, was jedoch nicht in jedem Fall erfolgt. Geschiedene Urkundeninhaber können daher oft keine Original-Heiratsurkunde vorlegen.

Scheidungsurteil („Quyết Định Công Nhận Thuận Tình Ly Hôn“ oder „Bản án hôn nhân gia đình“)

Hier ist darauf zu achten, dass vollständige Urteile und nicht nur Auszüge vorgelegt werden.

Gebühren für den Legalisationsvermerk (zahlbar in VND) ab 01.10.2021:

29,27 €, zahlbar in Bar in vietnamesischen Dong​​​​​​​

Die Kosten für die Vorbeglaubigung erfahren Sie von den zuständigen vietnamesischen Behörden.