Amtlich festgelegt werden hier nur die Staatennamen und die Namen der Dienstorte deutscher Auslandsvertretungen. Allgemeine Richtlinien für Städtenamen gibt es nicht, aber folgende Empfehlungen:

- Bei Städten empfehlen wir die Benutzung des im deutschen Sprachraum gebräuchlichen deutschen Namens, sofern ein solcher schon vor 1933 existiert hat.

- Anderssprachige Ortsnamen können je nach Textsorte vor allem bei der ersten Erwähnung in Klammern hinzugefügt werden, wenn das zur Vermeidung von Unklarheiten oder Missverständnissen erforderlich ist.

Wir schreiben also in deutschen Texten “Mailand” (statt “Milano”) und “Moskau” (statt “Moskwa”). Das gilt auch für Städte in Polen wie z. B. Danzig, Posen, Breslau oder Krakau. Der einheimische Ortsname wird eventuell in Klammern hinzugesetzt, etwa wenn es sich um kleine Orte handelt oder wenn man annimmt, dass vielen Lesern nicht bekannt ist, dass z. B. “Hirschberg” und “Jelenia Góra” denselben Ort bezeichnen. Im Übrigen verfahren wir pragmatisch, d.h. bei der Angabe von Postadressen verwendet man natürlich den Ortsnamen in der Landessprache, wie man ihn auf den Briefumschlag schreiben muss, in Wegbeschreibungen die Ortsnamen, wie sie heute auf Straßenschildern und Wegweisern stehen.

Diese Praxis ist grundsätzlich für alle Sprachen und für Orte in allen Ländern gültig. Wir bezeichnen Orte in der Sprache, die wir gerade sprechen oder schreiben. Das bedeutet auch, dass wir in einem polnischen Text polnische Bezeichnungen verwenden, also “Warszawa” für Warschau und “Drezno” für Dresden. Mit der Bezeichnung eines Ortes in einer bestimmten Sprache ist keine Aussage über die (früheren oder jetzigen) Bewohner oder die (ehemalige oder gegenwärtige) Zugehörigkeit zu einem Land verbunden, es geht ausschließlich um sprachliche Erwägungen. Ein weiteres Beispiel soll dies illustrieren: Die italienische Hauptstadt nennen wir italienisch “Roma”, deutsch “Rom”, englisch “Rome” und polnisch “Rzym”, ohne damit ausdrücken zu wollen, dass es sich um eine englische, deutsche oder polnische Stadt handeln würde.

Umbenennungen von Städten werden in der Regel in allen Sprachen nachvollzogen. Zwei bekannte Beispiele aus dem russischen Bereich sind Sankt Petersburg/Leningrad und Wolgograd/Stalingrad. Auch die Umbenennung von Königsberg in Kaliningrad fällt in diese Kategorie.

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