Le ministère fédéral des Affaires étrangères et les représentations allemandes à l’étranger traitent les données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) européen, à la Loi fédérale sur la protection des données (BDSG) ainsi que, le cas échéant, à une législation spéciale. Pour vous informer sur le traitement des données à caractère personnel et vos droits ainsi que satisfaire à notre obligation d’information (articles 13 et 14 du RGPD), nous vous communiquons ce qui suit concernant le traitement des données à caractère personnel lors de l’utilisation de notre site Internet ainsi que pour la prise de contact (par formulaire de contact, courriel, téléphone ou voie postale) ou en cas d’abonnement à l’une de nos lettres d’information.

1. Fondements

1.1 Responsable du traitement et délégué à la protection des données

Conformément à l’article 2 de la Loi sur le service diplomatique et consulaire (GAD), le ministère fédéral des Affaires étrangères (administration centrale) et les représentations à l’étranger forment une seule autorité fédérale.

Le responsable du traitement des données à caractère personnel conformément à l’article 4, paragraphe 7 du RGPD est le ministère fédéral des Affaires étrangères :

Auswärtiges Amt

Werderscher Markt 1

10117 Berlin

Allemagne/Germany

Téléphone : +49 (0)30 18 17-0 / Centre d’assistance : +49 (0)30 18 17-2000

Télécopie : +49 (0)30 18 17-3402

Formulaire de contact — Centre d’assistance

Coordonnées du délégué / de la déléguée à la protection des données personnelles du ministère fédéral des Affaires étrangères :

Datenschutzbeauftragte/r des Auswärtigen Amts

Auswärtiges Amt

Werderscher Markt 1

10117 Berlin

Allemagne/Germany

Téléphone : +49 (0)30 18 17-7099

Télécopie : +49 (0)30 18 17-5 7099

Formulaire de contact — Délégué(e) à la protection des données

Si vous avez des questions concernant la protection des données, vous pouvez également vous adresser aux responsables de la protection des données des représentations à l’étranger. Pour savoir comment contacter le/la responsable de la protection des données de votre représentation, veuillez vous reporter à la fin de la page Web (point 8 : Responsable de la protection des données de la représentation à l’étranger).

1.2 Données à caractère personnel

On entend par « données à caractère personnel » toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne (article 4 paragraphe 1 du RGPD).

1.3 Bases juridiques du traitement :

Nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de

• l’article 6, paragraphe 1, alinéa a) du RGPD, si vous avez consenti à ce traitement (p. ex. envoi d’une lettre d’information),
• l’article 6, paragraphe 1, alinéa b) du RGPD, si le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles,
• l’article 6, paragraphe 1, alinéa c) du RGPD, si le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis,
• l’article 6, paragraphe 1, alinéa d) du RGPD, si le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique,
• l’article 6, paragraphe 1, alinéa e) du RGPD en liaison avec l’article 3 de la BDSG, si le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont nous sommes investis (p. ex. réponse aux demandes de contact). Font notamment partie des missions publiques du ministère fédéral des Affaires étrangères et des représentations allemandes à l’étranger les relations publiques et la fourniture d’informations sur la République fédérale d’Allemagne à l’étranger (voir article 1 de la Loi sur le service diplomatique et consulaire – GAD).

2. Traitement des données en liaison avec la visite de ce site Internet

2.1 Enregistrement des données

Chaque visite sur notre site Internet ou consultation d’un fichier donne lieu à un enregistrement et à un traitement temporaires des données dans un fichier journal.

L’outil de suivi utilisé pour analyser l’utilisation du site est configuré de telle sorte que les données à caractère personnel de l’internaute ne soient pas collectées.

Les adresses IP sont anonymisées afin d’empêcher le suivi des activités de navigation des internautes sur le site.

L’outil de suivi est utilisé sur nos propres serveurs et dans une zone de réseau sécurisée certifiée par l’Agence fédérale pour la sécurité des systèmes d’information (BSI) pour que les données de suivi ne soient pas accessibles à des tiers.

Si vous ne voulez pas que vos activités de navigation sur notre site soient enregistrées ou analysées, vous pouvez par ailleurs activer l’option Do Not Track dans votre navigateur. Une variable du navigateur est transmise au site pour signaler que l’internaute souhaite ou ne souhaite pas que ses activités de navigation soient suivies.

Vous pouvez obtenir des informations sur l’activation de cette option en lançant par exemple la recherche suivante sur un moteur de recherche : « Activer Do Not Track [nom de votre navigateur] ».

Les données suivantes sont collectées par l’outil de suivi en JavaScript :

• Requête (nom du fichier), date et heure de la requête
• Type et version du navigateur (p. ex. Internet Explorer 11)
• Langue du navigateur (p. ex. allemand)
• Système d’exploitation utilisé (p. ex. Windows 10)
• Type d’appareil, modèle et fabricant
• Résolution d’écran
• Plug-ins utilisés (p. ex. Flash, Java)
• URL de référence (page précédente consultée par l’internaute)
• Adresse IP anonymisée
• Pays et région d’où la requête provient
• Téléchargements
• Clics
• Nombre de formulaires envoyés (suivant les objectifs définis)

2.2 Cookies de session

Des cookies temporaires sont utilisés pour faciliter la navigation lors de la consultation des pages du site. Ces cookies, appelés cookies de session, ne contiennent pas de données à caractère personnel et expirent à la fin de la session. Des cookies sont également déposés lors de l’utilisation du panier d’achat. Ils expirent eux aussi à la fin de la session.

Il n’est pas utilisé de technique permettant de suivre le comportement des internautes.

2.3 Utilisation des plug-ins des médias sociaux

Nous utilisons actuellement les plug-ins des médias sociaux suivants : Facebook, Twitter, Instagram et Youtube (Google). Dans ce contexte, nous appliquons ce qui s’appelle la méthode des deux clics. Cela signifie qu’aucune donnée à caractère personnel n’est en principe transmise aux opérateurs des plug-ins lorsque vous visitez notre site. Vos données à caractère personnel sont seulement transmises aux opérateurs des plug-ins, qui les enregistrent chez eux (aux États-Unis pour les opérateurs américains), si vous activez les boutons des réseaux sociaux. Nous utilisons les plug-ins des réseaux sociaux pour présenter des informations plus intéressantes grâce à l’interaction avec vous et d’autres utilisateurs.

Nous attirons expressément votre attention sur le fait que les réseaux sociaux enregistrent les données de leurs utilisateurs (p. ex. des informations personnelles, l’adresse IP, etc.) en fonction de leur politique d’utilisation des données et les utilisent à des fins commerciales. Pour plus d’informations sur le traitement des données par les réseaux sociaux, vous pouvez consulter les liens suivants :

Facebook, Twitter, Instagram, YouTube (Google)

Le ministère fédéral des Affaires étrangères n’a aucune influence sur la collecte et l’utilisation des données par les réseaux sociaux. Nous ignorons combien de données, où et pendant quelle durée elles sont conservées, dans quelle mesure les réseaux se conforment à leur obligation de les supprimer, à quelles analyses et interconnexions elles sont soumises et à qui elles sont communiquées.

Nous vous prions donc de contrôler soigneusement les données à caractère personnel que vous mettez à la disposition des réseaux sociaux lors de votre visite sur notre site. Si vous ne voulez pas que les réseaux sociaux collectent des données à caractère personnel lors de votre communication sur notre site, nous vous invitons à nous contacter d’une autre manière, par exemple en utilisant le formulaire de contact de ce site.

2.4 Google Maps

Nous connectons notre site avec le service de cartographie en ligne « Google Maps  » de l’opérateur « Google  ». Lorsque vous utilisez ce service (en cliquant sur une carte), Google traite des données à caractère personnel, notamment des adresses IP et des données de localisation, qui ne peuvent pas être collectées sans votre consentement (en général, ce consentement est donné dans le cadre des paramètres de vos appareils mobiles).

Opérateur du service :

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande

Site Internet : https://maps.google.de

Déclaration relative à la protection des données : https://policies.google.com/privacy

Possibilité d’opposition (Opt-Out Plug-in) : http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

3. Traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la prise de contact

Lorsque vous prenez contact avec nous, les données que vous nous communiquez (nom et adresse électronique ainsi que, le cas échéant, adresse postale et numéros de téléphone ou de télécopie) ainsi que les informations de fond communiquées (le cas échéant, données à caractère personnel) sont traitées aux fins de la prise de contact et du traitement de votre demande et enregistrées conformément aux délais en vigueur pour la conservation des documents fixés par la directive relative au bureau d’ordre et des archives (Registraturrichtlinie), qui complète le Règlement commun des ministères fédéraux (GGO).

Si nous ne sommes pas compétents pour votre demande, celle-ci pourra être transmise sans consentement explicite à d’autres autorités fédérales ou de Land en respectant la protection des données dès lors que l’on peut supposer que la transmission des données effectuée pour répondre à la demande est dans votre intérêt et ne porte pas sur des données personnelles sensibles (art. 6, paragraphe 1, alinéa e) du RGPD en liaison avec l’article 3 de la BDSG, art. 25, paragraphe 1 du RGPD en liaison avec l’article 23, paragraphe 1, alinéa 1 de la BDSG).

4. Envoi de lettres d’information

Vous pouvez vous abonner à l’une de nos lettres d’information destinées à vous communiquer les dernières nouvelles et les informations à la presse émanant du ministère fédéral des Affaires étrangères ou les consignes de voyage et de sécurité.

Pour l’inscription à l’une de nos lettres d’information, nous utilisons la procédure Double-opt-in qui consiste, après réception de votre inscription, à vous adresser un courriel à l’adresse électronique que vous nous avez indiquée et dans lequel nous vous prions de confirmer votre inscription en cliquant sur le lien de confirmation. À l’issue de cette procédure, votre adresse électronique sera enregistrée pour l’envoi de nos lettres d’information pendant la durée de l’abonnement. Si votre inscription n’est pas confirmée dans un délai de 24 heures, vos données seront automatiquement supprimées.

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement à l’envoi de nos lettres d’information et vous désabonner en cliquant sur le lien de désabonnement qui figure dans chaque lettre d'information envoyée par courriel.

5. Commande d’imprimés

Si vous commandez des brochures, dépliants et autres imprimés sur notre site Internet, nous avons besoin pour traiter votre commande des données personnelles suivantes :

• Nom, prénom
• Rue et numéro
• Code postal et ville
• Adresse électronique

Si la commande ne peut pas être traitée entièrement par nos soins, les données que vous nous avez indiquées sont transmises à des tiers (société expéditrice ou, le cas échéant, autres autorités ou établissements envoyant la commande). Vos données sont traitées sur la base de votre consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1, alinéa a) du RGPD. En l’absence des données susmentionnées, la commande ne peut être traitée.

Les données que vous avez transmises sont supprimées 90 jours après le traitement de la commande.

6. Événements, relations publiques et de presse

Dans le cadre de leurs missions, le ministère fédéral des Affaires étrangères et les représentations allemandes à l’étranger organisent ou coorganisent divers événements.

En cas d’invitation ou de participation à un événement, nous traitons des données à caractère personnel (nom, adresse, etc.). Ces données peuvent être communiquées de différentes manières, p. ex. via formulaire, formulaire en ligne, courriel, téléphone, carte de visite.

Les données à caractère personnel qui nous sont transmises sont celles qui figurent dans le formulaire en question, dans le masque de saisie ou celles qui sont collectées au cours d’une éventuelle conversation.

6.1 Collecte des données de personnes accompagnatrices

Pour le bon déroulement d’un événement, les données des personnes accompagnant les participants invités sont collectées et traitées. Ces personnes bénéficient, comme toutes les autres personnes concernées par les collectes de données, des droits mentionnés au point 7.

6.2 Collecte des données provenant de sources accessibles au public

Le ministère fédéral des Affaires étrangères collecte et traite par ailleurs des données provenant de sources accessibles au public, par exemple de pages d’accueil des personnes concernées ou de fichiers accessibles au public.

6.3 Procédure ultérieure pour ces collectes de données

Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des tiers sans autorisation ; la collecte et le traitement de ces données sont uniquement destinés à l’usage interne ainsi qu’à l’organisation et la réalisation d’événements (p. ex. pour établir les listes d’invités, permettre les contrôles d’accès, etc.). Il est possible que nous transmettions des données à caractère personnel à un ou plusieurs sous-traitants qui s’en servent alors pour notre compte uniquement pour l’usage interne dont nous sommes responsables.

Selon le type d’événement, nous sommes responsables de l’organisation avec un ou plusieurs autres partenaires. Dans ce cas, les données collectées pour l’événement sont transmises à ce ou ces partenaires qui, eux aussi, ne sont autorisés à s’en servir que pour le bon déroulement de l’événement. Ce ou ces partenaires sont indiqués à part dans le cadre de l’organisation de l’événement en question.

Les données ne peuvent être conservées que pour la durée nécessaire pour organiser et réaliser l’événement ainsi que pour s’acquitter des tâches qui nous incombent dans le domaine des relations publiques.

En tant que destinataire d’une lettre/invitation, vous pouvez à tout moment vous opposer à l’envoi d’autres lettres/invitations.

6.4 Photographies

Pour les relations publiques et de presse du ministère fédéral des Affaires étrangères et des représentations allemandes à l’étranger, des photos sont prises et publiées au cours des événements et à d’autres occasions sur lesquelles l’on est susceptible de vous reconnaître. Vous avez le droit de vous opposer à la photo et/ou à sa publication. Dans ce cas, veuillez vous adresser directement au photographe ou faire usage des coordonnées indiquées plus haut pour exercer votre droit d’opposition.

Veuillez noter que nous n’avons aucune influence sur les photos prises par des représentants de la presse ou des médias. Ceux-ci sont eux-mêmes responsables du traitement au sens du RGPD.

7. Vos droits

7.1 Vous disposez des droits suivants sur vos données à caractère personnel :

• Droit d’accès de la personne concernée, article 15 du RGPD
• Droit de rectification, article 16 du RGPD
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »), article 17 du RGPD
• Droit à la limitation du traitement, article 18 du RGPD
• Droit à la portabilité des données, article 20 du RGPD
• Droit d’opposition, article 21 du RGPD

7.2

Si le traitement de vos données à caractère personnel repose sur votre consentement (p. ex. lettre d’information), vous avez le droit de le retirer à tout moment sans indiquer de motif. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait (art. 7, par. 3 du RGPD).

7.3

Vous avez en outre le droit d’introduire auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données une réclamation concernant le traitement de données à caractère personnel vous concernant (article 77 du RGPD).
L’autorité de contrôle compétente pour le ministère fédéral des Affaires étrangères et les représentations allemandes à l’étranger est le commissaire fédéral à la protection des données et au droit à l’information :
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
D-53117 Bonn

8. Responsable de la protection des données de la représentation à l’étranger